Atenção aos detalhes e um cronograma bem
estruturado são um bom começo!
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"Segundo Maurício Galliett, da Fábula Eventos,
para obter sucesso em cada área e no geral, não podem faltar um briefing bem
traduzido, organização, distribuição de tarefas e uma equipe competente"
Organizar e executar eventos não são tarefas
fáceis. Muitos são os detalhes e pormenores que precisam ser observados, desde
a primeira reunião com o cliente até o dia ou período pelo qual se prolongue a
ocasião. As tarefas vão desde decoração e alimentação à recepção e
acompanhamento de palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza
do evento.
Segundo Maurício Galliett, diretor nacional de
produção da Fábula Eventos, para obter sucesso em cada área e no geral, não
podem faltar um briefing bem traduzido, organização, distribuição de tarefas e
uma equipe competente. Veja abaixo suas dicas essenciais para ter sucesso ao
organizar qualquer evento:
1. Ouça o cliente
"Captar de forma correta as informações
iniciais é fundamental pra saber traduzir o desejo do cliente para a sua
equipe", diz Galliett. Se não conseguir entender plenamente o que ele quer
no primeiro encontro, não deixe de fazer perguntas específicas e tirar dúvidas
ao longo das próximas reuniões. Quanto mais e melhor você ouvir o cliente,
maiores as chances de ter um evento bem-sucedido.
2. Crie um cronograma
"Todo evento produzido por uma agência
profissional segue um cronograma bem elaborado", afirma o especialista.
Após a definição de um conceito para o evento, cria-se um cronograma de ações
com prazos estabelecidos e se inicia o contato e agendamento com fornecedores.
O cronograma será o melhor amigo do organizador, pois o ajudará a manter
registro de cada passo dado até a ocasião.
3. Foque no resultado
O conselho de Maurício Galliett é que desde a
concepção do projeto, até a execução do evento, deve-se focar no resultado e no
retorno que o cliente espera. Por isso é importante ter um conceito muito bem
definido e alinhado com o cliente, para que as coisas não tomem rumos
inesperados, causando transtornos indesejados.
4. Escolha bem os parceiros
Fornecedores competentes são indispensáveis na
organização de eventos. A escolha desses parceiros tem que ser muito bem feita,
pois o nome de quem está à frente do evento está em jogo se alguma coisa não
sai como desejado. Pessoas de confiança ou bem recomendadas no meio devem ser
priorizadas.
5. Invista na equipe
"É fundamental ter uma equipe multidisciplinar
e saber delegar tarefas e responsabilidades. Um evento de grande porte envolve
muitas equipes com prazos de execução e montagem diferentes e uma dependendo da
outra", diz Galliett. Uma equipe responsável e confiável faz com que todas
as áreas do evento sejam bem-sucedidas.
6. Qualidade em primeiro lugar
Essa dica é uma consequência das anteriores.
Investindo na melhor equipe, em bons fornecedores, numa organização de tempo e
tarefas bem estruturada, e mantendo os desejos do cliente sempre como guia, a
qualidade será facilmente mantida. Maurício Galliett destaca a sua importância
no meio: "Qualidade e rapidez no atendimento e capacidade de realização
são os grandes diferenciais num segmento muito concorrido e sem
regulamentação".
Fonte: Portal do Administrador
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